Análisis Comparativo de los Capítulos de la Administración de las Comunicaciones del Proyecto

Resumen Ejecutivo
El análisis comparativo de ambos libros se realizó tomando en cuenta sus diferencias y similitudes, en busca de utilizar el mejor manual para la realización de la administración de las Comunicaciones en la administración de Proyectos.

Mapa Conceptual

Conclusiones

El libro del auto Lledó se encuentra basado en el PMBOK por lo que ambos libros no se contraponen.

Las similitudes encontradas en ambos libros se deben a la relación intrínseca de estos y al no contradecirse se pueden utilizar de manera conjunta para la dirección de proyectos en el área de conocimiento de los Recursos Humanos.

Las diferencias encontradas en el libro de Lledó no son significativas en relación con el  PMBOK simplemente desglosa o resume las posibles entradas y salidas de los diferentes procesos de la administración de RH.

Recomendaciones

Utilizar el libro de Lledó como un complemento al PMBOK en relación con la administración de los RH, ya que este primero aclara las técnicas del proceso de dirigir el proyecto el cual nos puede ayudar a realizar dicho proceso de una manera más eficaz.



El Gerente de Proyecto y los desafíos en la Selección de Personal

Para la mayoría de las organizaciones la selección de personal se centra en las cualidades académicas más que cualquier otra característica, sin embargo, en la administración de proyectos, si bien es cierto que es parte de la lista de lo requerido cualquier seleccionador no es suficiente.

Para la conformación de un equipo de proyecto que sea eficaz se requiere de más que solo el conocimiento requerido para el puesto. Parte de los desafíos que puede tener el Director de Proyectos en la Selección del personal podemos encontrar:

1.      Prejuicios sociales: nuestra sociedad actual está cambiando rápidamente, lo que hace un tiempo era discriminación por género actualmente esta variando debido a la gran cantidad de intermedios entre los géneros masculino y femenino.

2.      Equipos Virtuales: La conformación de los equipos de proyectos no necesariamente se encuentran ubicados en el mismo centro geográfico. Es mas en múltiples ocasiones la conformación de los equipos y la selección del personal se realiza de manera virtual.

3.      Valores distintos: Los valores de cada persona son su base de vida y no son negociables, y son independientes de cada persona. Ya que como somos únicos asi también los valores que nos fundamentan.

4.      Cultura: Con el mundo globalizado como el que estamos viviendo en la actualidad es común que la selección del personal incluya personas de culturas diferentes a la nuestra.

 Un equipo se define como: “un conjunto de personas con habilidades útiles que comparten una jerarquía de valores, métodos de trabajo, de comunicación y de control para lograr un objetivo” Vargas, F (2012)

Para el establecimiento del equipo de trabajo Federico Vargas, capacitador certificado, establece 5 pilares para garantizar el apropiado funcionamiento en proyecto de los equipos de trabajo.

En este trabajo, Vargas plantea como principal responsabilidad del Director del Proyecto es asegurarse de que se tiene TODO lo NECESARIO para la funcionalidad del equipo.

Los siguientes pilares podrían si son correctamente aplicados, colaborar con el director del proyecto a sobrellevar los retos de la conformación del equipo de trabajo:

1.      El Director del Proyecto: Es necesario que se realice una presentación de este y generar un vinculo con los miembros del equipo.

2.      El objetivo del Equipo del Proyecto: debe convertirse en un acuerdo grupal y será construido por los principales stakeholders.

3.      Los Valores: hacer explícitos los valores que se alinean con el equipo del proyecto y contribuyen al logro del objetivo.

4.      Los Roles y las Responsabilidades: el establecimiento de estos define la estructura social del equipo del proyecto.

5.      Las reglas: reglas de comunicación, de trabajo, de control y de resolución de conflictos.

Conclusiones

Como Directores de proyecto debemos otorgar oportunidad a quienes con su Curriculum Vitae satisfacen una necesidad de recurso que tengamos en el equipo, otorgándole una entrevista de tal manera que podamos buscar un vinculo entre sus valores y los del equipo u organización, sus competencias son muy importantes pero pueden ser desarrolladas si como directores de proyecto consideramos que es mayor el valor que el recurso posea y si la competencia no debe ser complicada de desarrollar, porque pondría en riesgo el tiempo para el resultado del proyecto.

Si se aplican los 5 pilares en la conformación del equipo del proyecto podemos mejorar la efectividad de los equipos del proyecto.

Comparación entre las secciones de administración de Recursos Humanos del PMBOK y la administración de Recursos Humanos del libro Director Profesional de Proyectos de Paul Lledó

Resumen Ejecutivo

El análisis comparativo de ambos libros se realizó tomando en cuenta sus diferencias y similitudes, en busca de utilizar el mejor manual para la realización de la administración de Recursos Humanos en la administración de Proyectos.

Mapa Conceptual

Conclusiones

El libro del auto Lledó se encuentra basado en el PMBOK por lo que ambos libros no se contraponen.

Lledó profundiza en los conceptos de las diferentes técnicas que podemos utilizar para el proceso de dirigir el Equipo de Proyecto, por lo que no puede ser de gran ayuda en el ejecución de dicho proceso dentro de la administración de proyectos.

Las similitudes encontradas en ambos libros se deben a la relación intrínseca de estos y al no contradecirse se pueden utilizar de manera conjunta para la dirección de proyectos en el área de conocimiento de los Recursos Humanos.

Las diferencias encontradas en el libro de Lledó no son significativas en relación con el  PMBOK simplemente desglosa o resume las posibles entradas y salidas de los diferentes procesos de la administración de RH.

Recomendaciones

Utilizar el libro de Lledó como un complemento al PMBOK en relación con la administración de los RH, ya que este primero aclara las técnicas del proceso de dirigir el proyecto el cual nos puede ayudar a realizar dicho proceso de una manera más eficaz.

El Personal Marketing Aplicado a la Administración de Proyectos

En la actualidad la gran cantidad de competencia por una puesto en el mercado laboral ha evolucionado en una necesidad de venta de imagen que permita atraer las opciones de un buen trabajo. Para los que se enrumban en este proyecto de vender una imagen personal que potencialice sus capacidades es un camino que debe recorrer desde el interior de sí mismo con la finalidad de fundamentar de la mejor manera la imagen que se desea proyectar porque lo que cada quien describa será como su carta de presentación y curriculum de capacidades para realizar las diferentes tareas. Como presenta el siguiente video, debe ser tomado como un plan estratégico personal.

Para la administración de proyectos, el mercadeo personal, es importante para el director del proyecto, por cuanto es una herramienta que éste puede utilizar a la hora de elegir a su equipo del proyecto,  al estar el mercadeo personal orientado sobre las capacidades de de la persona que se mercadea, esto le permite al momento de elegir el equipo de trabajo poder escoger al personal que se adapte mejor a las capacidades que el requiere para las diferentes tareas que el proyecto necesita.

En conclusión como administrador de proyectos el mercadeo personal puede ser una herramienta muy valiosa en la escogencia del equipo, sin embargo, es importante recalcar que parte de riesgos en los que se incurre con esta herramienta es en el hecho de que al final la imagen es solo eso una imagen, por lo tanto se debe tener en consideración no solo el personal marketing sino también el aporte de experiencia laboral que el personal exponga.

Coaching y Mentoring en la Administración de Proyectos

El coaching otorga al administrador de proyecto de una herramienta que le permite ser el "entrenador" de su equipo de trabajo. La definición de coaching es un proceso interactivo en donde el entrenador asiste a un cliente o personal para que éste obtenga lo mejor de si mismo.

El mentoring por su parte provee al administrador de una herramienta para acercarse al personal de su equipo desde donde puede de manera personal e íntima las diferentes necesidades y factores motivacionales de cada uno de los miembros de su equipo de trabajo ya que se forma entre estos dos actores una figura de mentor contra una de aprendiz, lo que permite que el aprendiz pueda ver maximizadas sus cualidades con la formación  y acompañamiento dado por el mentor, a su vez al encontrarse el mentor en una posición cercana a cada individuo puede ver fortalecido su liderazgo ya que al conocer las necesidades básicas y las motivacionales puede producir en el aprendiz un trabajo motivado y lealtad.

Ambas herramientas buscan otorgar al administrador de proyectos del desarrollo de las capacidades  necesarias en el equipo de trabajo del proyecto y de esta manera,  proporcionar liderazgo y motivación con las cuales el administrador de proyectos puede de alguna manera garantizarse que los miembros de su equipo posean las capacidades requeridas y la motivación necesaria para realizar las tareas del proyecto de una manera eficaz y eficiente.

Tarea #1 Curso de Introducción a la Administración de Proyectos

Universidad para la Cooperación Internacional

Introducción a la Administración de Proyectos

Prof. Bernardo López González, MAP

Tarea #2

Valor 15%

Ejercicio #1

¿QUE SUCEDIÓ CON EL TRABAJO DE EQUIPO?

Preguntas:

• Cite al menos dos valoraciones éticas que obvió Wilson en este caso. Explique

Respuesta:

1.       Responsabilidad: Cumplimos los compromisos que asumimos: hacemos lo que decimos  que vamos a hacer.

Al ceder Wilson el manejo del proyecto al “ayudante” Brown, olvidó que fue a él al que se le contrató para administrar el proyecto y no a Brown por lo que  Wilson faltó a su responsabilidad como administrador de proyectos.

2.      Respeto: Respeto es nuestro deber de demostrar consideración por nosotros mismos, los demás y los recursos que nos fueron confiados

El Código de Ética y Conducta Profesional del PMI en establece que debemos como administradores de proyectos informarnos sobre las normas y costumbres de los demás, y evitamos involucrarnos en comportamientos que ellos podrían considerar irrespetuosos.

Wilson no se informó acerca de las normas y costumbres de la dirección de operaciones de la Republic Avionics para solicitar la colaboración en la producción de los componentes necesarios por lo que con las notas que le hizo el asistente, dicha área se sintió irrespetada.

• De la lectura de multiculturidad de proyectos cite dos aspectos que al ser aplicados por Brown, generó conflicto en el resultado final esperado. Explique

Respuesta:

Los dos aspectos de mayor relevancia, de la lectura de multiculturidad de proyectos que al ser aplicados por Brown generaron conflictos, son los siguientes:

1.       Power Distance: El Director del Proyecto debe tener siempre el papel de colaborador y de negociador para que los diferentes involucrados en el proyecto no se sientan agredidos o menos valorados.

Brown no tomó el papel del negociador y menos de colaborador, ejerció presión sobre la parte del equipo del proyecto que se encargaba de la operatividad de la empresa a tal grado que el Director le pide a su superior que deje de acosarlo. Y esta actitud pone al equipo de producción en una posición a la defensiva ya que es percibido que son agredidos.

2.      Individualismo: grado en que los intereses de una persona son percibidos como de mayor prioridad ante el grupo.

El tener Brown dentro de sus características mas sobresalientes que era  sumamente ambicioso y la manera en como intentó presionar a producción sin comentarlo con el Director del Proyecto, hace pensar que su manera de pensar y actuar era superior a la opinión de los demás. Y estas actitudes dejan en evidencia para el equipo operativo que mientras lo que hacen no sea lo que Brown requiere, no tiene valor alguno.

• De las dimensiones de la cultura propuestas por Hofstede, cual está presente en este caso y como se debería manejar por parte de Wilson. Explique

En el caso de Republic Avionics se encuentran presentes las siguientes dimensiones según Hofstede:

v  Power Distance: el Director del Proyecto debe ser colaborador y de negociador para que los involucrados no se sientan agredidos o menos valorados.

Wilson, debía no dejar la administración del proyecto en las manos de Brown. En lugar de aprobar la generación de cartas, era importante establecer una sesión de trabajo con los miembros del equipo de trabajo del proyecto para explicarles la situación y presentarles hacerles partícipes de la importancia de su trabajo para el proyecto y darles guías para la comunicaciones venideras.

v  Rechazo a la Incertidumbre: Grado de stress que provoca la falta de control.

Wilson, debería de tener una comunicación fluida con los involucrados del proyecto con cierta frecuencia con la intención de mitigar los fantasmas que se pudieran estár generando debido a los problemas presentes en el proyecto. Y hacer a estos partícipes de las decisiones para mitigar el impacto de dichos problemas.

v  Individualismo: grado en que los intereses de una persona son percibidos como de mayor prioridad ante el grupo.

Cuando mediante una sana comunicación se educa acerca de la necesidad y de la importancia del trabajo en equipo para los componentes de un proyecto y se convierte el Director del Proyecto en una persona reguladora del trabajo. El individualismo pasa a un segundo plano como problema para un proyecto. Por lo de esta manera Wilson podría mejorar la capacidad de trabajo en equipo del proyecto que lidera.

• Que debería hacer McDowell para solucionar el problema. Explique 

Considero que Mc Dowell debería realizar una sesión de trabajo con la finalidad de propiciar un canal de comunicación efectivo en el cual sea participe el Administrador del proyecto y el director de producción.

De igual manera debería de buscar la manera de rectificar el empoderamiento de Wilson como director de proyecto y hacer del conocimiento del mismo la forma en cómo se trabaja en la empresa  la administración de proyectos y las diferentes solicitudes a producción.

• Realice una conclusión general del caso de estudio relacionado con las lecturas. Explique

El papel del Administrador del proyecto lleva consigo una amplia gama de responsabilidades que son intransferibles. Cuando se ha cometido un error debe buscarse la mejor solución y también si se requiere de ayuda debe ser siempre en el entendido de que todo lo que se realice o se deje de realizar entorno a la administración del proyecto, va a afectar al mismo de manera positiva o negativa.

El trabajo en equipo es una necesidad para el éxito de todo proyecto, así como de la mano va la comunicación eficaz y efectiva, si el administrador del proyecto no promueve estas prácticas, el proyecto tendrá una alta probabilidad de que fracase.

Ejercicio #2

cONSTRUYA UNA MATRIZ DE STAKEHOLDERS BASANDOSE EN LA INFORMACIÓN QUE SE PRESENTA. identifique los actores, las dependencias  y temas importantes. Además mencione cuales áreas del conocimiento se ven relacionadas en el caso y de que forma. Finalmente sujiera cambios o mejoras.

Ejemplo de tabla que se puede utilizar.

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE LOS POSIBLES STAKEHOLDERS Y LOS TEMAS IMPORTANTES A REVISAR CON ELLOS
		RELACIONES
Dimensiones	Stakeholders	¿Por qué?	¿Para qué?	¿Con quién?	Temas	Fuentes Relevantes de Información
RESPONSABILIDAD
1	Consejo Nacional de Vialidad	Porque parte de los fondos utilizados son suyos  y porque es el ente encargado de la creación y mantenimiento de las vías importantes del país	Mantener Informado y solicitar los planos,  permisos correspondientes y solicitar de ser necesario colaboración económica.	Supervisor  (o equipo supervisor) del proyecto en cuestión	§     Cambios Gubernamentales. §     Modificaciones a la Triple restricción del proyecto en cuestión. §     Avance del proyecto.	Estrategia y planes, evaluación de riesgos y sanciones. Compromisos existentes.
2	Banco Centroamericano de Integración Económica	Porque parte de los fondos utilizados son suyos.	Mantener Informado y solicitar de ser necesario colaboración económica.	Asesor del préstamo para el proyecto en cuestión.	§     Modificaciones a la Triple restricción del proyecto en cuestión cuando esta afecte el contrato planteado. §     Avance del proyecto. §     Cambios Gubernamentales.	Estrategia y planes, evaluación de riesgos y sanciones. Compromisos existentes.
3	Constructora Hermanos Brenes	Porque tiene a su cargo la ejecución de la obra de la intersección del colegio Calasanz y la UCR, en Montes de Oca.	Solicitar la información del avance en la ejecución del proyecto y para colaborar en la resolución de conflictos que se puedan presentar.	Encargado en la constructora de ejecutar la obra.	§     Normas constructivas de colegio federado de ingenieros y arquitectos. §     Avance del Proyecto. §     Análisis de Riesgos. §     Cambios a la triple restricción del proyecto.	Normas constructivas de colegio federado de ingenieros y arquitectos Informe de avance del proyecto
4	Consorcio Meco-Holcim	Porque tiene a su cargo la ejecución de la obra de la intersección del colegio Calasanz y la UCR, en Montes de Oca.	Solicitar la información del avance en la ejecución del proyecto y para colaborar en la resolución de conflictos que se puedan presentar	Encargado en el consorcio de ejecutar la obra.	§     Normas constructivas de colegio federado de ingenieros y arquitectos. §     Avance del Proyecto. §     Análisis de Riesgos. §     Cambios a la triple restricción del proyecto.	Normas constructivas de colegio federado de ingenieros y arquitectos Informe de avance del proyecto
5	Consorcio Santa Fe -Holcim	Porque tiene a su cargo la ejecución de la obra de la intersección del colegio Calasanz y la UCR, en Montes de Oca.	Solicitar la información del avance en la ejecución del proyecto y para colaborar en la resolución de conflictos que se puedan presentar	Encargado en el consorcio de ejecutar la obra.	§     Normas constructivas de colegio federado de ingenieros y arquitectos. §     Avance del Proyecto. §     Análisis de Riesgos. §     Cambios a la triple restricción del proyecto.	Normas constructivas de colegio federado de ingenieros y arquitectos Informe de avance del proyecto
INFLUENCIA
6	Ministerio de Ambiente	Porque es quien nos otorga los permisos en cuanto las talas de árboles y entubamiento de asequias.	Obtener los permisos correspondientes.	La Dirección encargada  los permisos para tala de árboles maderables.	§     Cambios Gubernamentales. §     Normas establecidas para la construcción de infraestructura  pública. §     Temas que produzcan impactos financieros directos a corto plazo.	Estrategia, normas  y planes de la institución. Normas establecidas para la  construcción de infraestructura  pública y la tala de árboles.
7	Acueductos y Alcantarillados	Porque es el ente encargado de la creación y mantenimiento de los acueductos y los alcantarillados sanitarios y ambos están generalmente sobre las vías públicas del país.	Conocer la ubicación de las diferentes tuberías que se encuentran en las diferentes áreas de trabajo; mantener informado de posibles cambios realizados o solicitar cambios y los permisos correspondientes.	Los departamentos encargados de: la custodia de los planos de las tuberías,  los permisos de cambio de tubería o en su caso de ejecución del mantenimiento de tuberías. Esto siempre que no exista un representante asignado para la colaboración con este proyecto.	§     Normas establecidas para la construcción de infraestructura  pública. §     Temas que produzcan impactos financieros directos a corto plazo.	Estrategia, normas  y planes de la institución. Normas establecidas para la  construcción de infraestructura  pública.
8	Compañía Nacional de Fuerza y Luz	Porque es el ente responsable de la distribución eléctrica en la GAM y si fuese necesario cambiar cableado de localización hay que solicitárselo.	Conocer la ubicación de los diferentes postes y líneas que se encuentran en las diferentes áreas de trabajo; mantener informado de posibles cambios realizados o solicitar cambios  y  los permisos correspondientes	Los departamentos encargados de: la custodia de los planos de las tuberías,  los permisos de cambio de postes y alumbrado  o en su caso de ejecución del mantenimiento de los mismos. Esto siempre que no exista un representante asignado para la colaboración con este proyecto.	§     Normas establecidas para la construcción de infraestructura  pública. §     Temas que produzcan impactos financieros directos a corto plazo.	Estrategia, normas  y planes de la institución. Normas establecidas para la  construcción de infraestructura  pública.
DEPENDENCIA
9	Vecinos de: La Sabana, Zapote, San Fransisco de Dos Ríos, Montes de Oca, Moravia, Coronado, Paraíso y Cartago	Porque es importante que ellos puedan transitar hacia sus trabajos y sus casa de una manera segura, porque su  traslado se realiza por las vías que se buscan mejorar.	Mantenerlos Informados haciendo énfasis en los beneficios que para ellos representan los proyectos en ejecución.	Comités Cantonales o Asociaciones de Desarrollo Comunal.	§     Temas que ellos consideren importantes. §     La triple restricción del proyecto existente para la ejecución del proyecto en el área de la que cada grupo es dependiente. §     Avance del Proyecto	Normas y reglamentos de los comités cantonales y de las asociaciones de desarrollo.
REPRESENTACIÓN
10	Grupos Ambientalistas	Porque pueden atrasar o impedir el avance de las obras por descontento popular si no se maneja adecuadamente.	Solicitud de colaboración y lluvia de ideas para poder solventar la conclusión exitosa del proyecto, respetando al máximo posible las solicitudes razonables de esta organización no gubernamental.	Encargado o Presidente del Grupo (s) ambientalista.	§     Temas que se consideran normas sociales.	Normativa relacionada con Desarrollo Sostenible en Costa Rica. Y Planes urbanos para la capital.

Áreas de Conocimiento Relacionadas

AREA DE CONOCIMIENTO	COMO SER RELACIONA O NO CON EL CASO
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN	La podemos ver en la integración de diferentes productos para un solo proyecto.
GESTIÓN DEL ALCANCE	En el caso la gestión del alcance se da en torno a la multiplicidad de cambios dados al mismo, en torno a la triple restricción del proyecto.
GESTIÓN DEL TIEMPO	La gestión  se ha realizado porque podemos denotar que poseen fechas planeadas de terminación y fechas reales de finalización.
GESTIÓN DE LA CALIDAD	En la gestión de la calidad lo que deja entrever es que mientras que estuvo lloviendo las obras se encontraron detenidas, y esto es según lo tengo entendido para cuidar la calidad del asfalto o concreto que se use ya que la lluvia cambia su composición química y hace la carpeta más vulnerable.
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS	En cuanto a la gestión del recurso humano, parece que hubo una deficiente administración de los stakeholders, ya que aparecieron involucrados que no se tenían considerados y que implicaron cambios importantes en el alcance.
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES	Parte importante en el manejo de stakeholders es la comunicación, y en este caso en específico da la impresión que el proyecto no consideró una matriz completa de involucrados, aunque no hay suficiente información para suponer que dicha gestión fue inexistente.
GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES	Se denota que existe una gestión de adquisiciones porque según lo muestra el artículo dicho proyecto se está llevando a cabo por 3 empresas diferentes a las que el administrador del proyecto debe  gestionar: Constructora Hermanos Brenes, Consorcio Meco-Holcim y Consorcio Santa Fe – Holcim.